پروفرما یا همان پیش فاکتور توسط فروشنده یا صادر کننده ی کالا نوشته می شود که در آن پیشنهاد خود را در رابطه با صدور کالا به خریدار یا همان وارد کننده اعلام می کند . مواردی که در پروفرما عنوان می شود شامل قیمت هر کدام از کالاها به تنهایی و قیمت کل آن ها ، نام و آدرس فروشنده ی کالا و خریدار ، نحوه ی پرداخت پول، بیان تاریخ برای تحویل کالا، مشخص کردن این مطلب که پروفرما تا چه تاریخی اعتبار دارد، بیان مکانی که کالا از آنجا فرستاده می شود، تعداد کالاهای ارسالی و اندازه ی آن ها است.

بعد ازبه نتیجه رسیدن مذاکرات در رابطه با معامله بین فروشنده و خریدار پروفرما صادر می شود . پروفرما یک سند بین المللی می باشد که در آن باید نحوه ی کامل انجام معامله وشرایط انجام آن قید شود . از پروفرما برای ترخیص کالا ، دریافت مجوز برای ثبت سفارشات استفاده می شود .

۱- خریدار کالا برای گرفتن ارز خارجی یا دریافت مجوز برای واردات کالای خود باید پروفرما یا همان پیش فاکتور را به مقامات دولت خود ارائه دهد.
۲- از طریق این پیش فاکتور افراد از حدود تقریبی قیمت ها آگاه می شوند و در صورتی که با قیمت مشکل نداشته باشند بین فروشنده و خریدار قرارداد فروش بسته می شود.
۳- از پروفرما می توان برای بستن قراردادهای صادراتی در مزایدات استفاده کرد.

۱- بیان تاریخی که فروشنده پروفرما را برای خریدار صادر کرده
۲- بیان مشخصات فردی وآدرس دقیق فروشنده
۳- مشخصات فردی خریدار و آدرس دقیق آن
۴- بیان اطلاعات کافی در رابطه با کالا ماننده مقدار ، وزن و …
۵- قید مبلغ و نوع ارز مورد استفاده
۶- بیان شماره ی صورت مالی کالا در گمرک
۷- بیان مکانی که کالا از آنجا ارسال شده و مقصدی که قرار است به آنجا تحویل داده شود
۸- تاریخ دریافت کالا
۹- بیان نوع وسیله ای که کالا با آن ارسال می شود
۱۰- نوع پرداخت باید در آن مشخص شود
۱۱- بیان نام کشوری که کالا در آن ساخته شده
۱۲- تاریخ اعتبار پروفرما
۱۳- بیان هزینه مربوط به تخلیه ی بار
۱۴- قید نام یک دادگاه که در صورت بروز مشکل به آن مراجعه کنند