پروفرما یا همان پیش فاکتور توسط فروشنده یا صادر کننده ی کالا نوشته می شود که در آن پیشنهاد خود را در رابطه با صدور کالا به خریدار یا همان وارد کننده اعلام می کند . مواردی که در پروفرما عنوان می شود شامل قیمت هر کدام از کالاها به تنهایی و قیمت کل آن ها ، نام و آدرس فروشنده ی کالا و خریدار ، نحوه ی پرداخت پول، بیان تاریخ برای تحویل کالا، مشخص کردن این مطلب که پروفرما تا چه تاریخی اعتبار دارد، بیان مکانی که کالا از آنجا فرستاده می شود، تعداد کالاهای ارسالی و اندازه ی آن ها است.
چه زمانی پروفرما صادر می شود
بعد ازبه نتیجه رسیدن مذاکرات در رابطه با معامله بین فروشنده و خریدار پروفرما صادر می شود . پروفرما یک سند بین المللی می باشد که در آن باید نحوه ی کامل انجام معامله وشرایط انجام آن قید شود . از پروفرما برای ترخیص کالا ، دریافت مجوز برای ثبت سفارشات استفاده می شود .